VERTRIEB & CRM

Jede Anfrage an einer Stelle.
Auch die vom Samstagabend.

CRM-Einführung und Automatisierung für Unternehmen, die Anfragen über mehrere Kanäle bekommen – und heute nicht sagen können, wo sie geblieben sind.

Ablauf besprechen

ANFRAGE · ZUORDNUNG · NACHFASSEN · ANGEBOT · ABSCHLUSS

Kein Unternehmen verliert Aufträge absichtlich. Es verliert sie im Postfach.

Anfragen kommen über Formular, WhatsApp, Telefon und Anzeigen, und jede landet woanders. Wer zuletzt geantwortet hat, weiß niemand sicher; wer nachfassen müsste, steht nirgends. Nach zwei Tagen ist der Interessent bei jemand anderem – nicht weil das Angebot schlechter war, sondern weil es später kam.

PROZESS

Von der Anfrage bis zum Auftrag, sichtbar.

ANFRAGE

ZUORDNUNG

NACHFASSEN

TERMIN

ANGEBOT

ABSCHLUSS

ABLAUF

So läuft eine Einführung.

Aufnehmen, was heute passiert

Welche Kanäle bringen Anfragen, wer bearbeitet sie, wo bleiben sie liegen. Diese Runde dauert ein bis zwei Gespräche und entscheidet über alles Weitere.

Die Stufen festlegen

Eine Pipeline hat so viele Stufen, wie der Vertrieb wirklich unterscheidet – meistens fünf bis acht. Jede Stufe hat eine Bedingung, sonst schieben alle Karten nach Gefühl.

Kanäle anschließen

Formular, WhatsApp, Telefon und Anzeigen laufen in dieselbe Liste. Ab hier gibt es keine Anfrage mehr, die nur in einem Postfach existiert.

Nachfassen automatisieren

Wiedervorlagen, Erinnerungen und Standardnachrichten kommen aus dem System. Der Vertrieb entscheidet, was geschrieben wird – nicht, ob daran gedacht wird.

Einweisen

Ein System, das niemand bedient, ist teurer als gar keins. Deshalb gehören Einweisung und die ersten zwei Wochen Begleitung dazu.

Messen

Reaktionszeit, Anzahl offener Vorgänge, Quote je Stufe. Erst mit diesen Zahlen lässt sich am Vertrieb etwas ändern, statt darüber zu reden.

FUNKTIONEN

Was dazugehört.

Pipeline und Stufen

Formulare und Kanalanbindung

WhatsApp und E-Mail

Wiedervorlagen und Erinnerungen

Termine und Kalender

Angebots- und Dokumentenablage

Rollen und Rechte

Auswertung und Berichte

Datenumzug aus Excel oder Altsystem

Einweisung und Begleitung

NUTZEN

Was sich dadurch ändert. Woran Sie es im Alltag merken.

Die Anfrage von Samstagabend ist am Montag noch da

Jeder sieht, wer zuletzt geantwortet hat und was besprochen wurde

Die Wiedervorlage kommt aus dem System, nicht aus dem Gedächtnis

Urlaub und Krankheit legen keinen Vorgang mehr still

Sie sehen, wie viele Anfragen zum Auftrag werden

Niemand überträgt mehr Kontakte in eine Excel-Liste

Wann sich das lohnt.

Sinnvoll ab dem Punkt, an dem mehr als eine Person Anfragen bearbeitet oder mehr als ein Kanal Anfragen bringt. Darunter reicht oft ein aufgeräumtes Postfach – auch das steht dann in der Einschätzung.

Handwerk mit Außendienst

B2B-Vertrieb

Dienstleister mit Terminen

Betriebe mit mehreren Standorten

Unternehmen mit Anzeigen

Teams ab drei Personen

Saisongeschäft mit Spitzen

Umsätze aus Bestandskunden

HÄUFIGE FRAGEN

Was Auftraggeber vorher wissen wollen.

Welches System setzen Sie ein?

In der Regel Flow, unser eigenes Customer-Operations-System – es bringt Pipeline, Kanäle, Automatisierung und Auswertung zusammen mit. Wenn ein vorhandenes CRM taugt, wird es angebunden statt ersetzt.

Wie lange dauert die Einführung?

Eine einfache Pipeline mit zwei bis drei Kanälen steht in zwei bis drei Wochen. Mit Datenumzug, mehreren Standorten und Schnittstellen wird es länger – der Aufwand steht vorher fest.

Was passiert mit unseren alten Daten?

Die werden übernommen, soweit sie brauchbar sind. Doppelte Einträge und Karteileichen werden vorher aussortiert – ein neues System mit altem Durcheinander ist kein neues System.

Muss jeder im Team damit arbeiten?

Ja, sonst entsteht wieder eine Parallelwelt. Genau deshalb wird die Pipeline so einfach gebaut wie möglich und nicht so vollständig wie denkbar.

Wie ist das mit dem Datenschutz?

Kontaktdaten gehören zu den personenbezogenen Daten; Verantwortlicher bleiben Sie. Das System wird so eingerichtet, dass Löschfristen, Zugriffsrechte und Auftragsverarbeitung abbildbar sind; die nötigen Unterlagen gehören dazu.

Können wir später wechseln?

Ja. Daten lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Ein System, aus dem man nicht herauskommt, käme hier selbst nicht zum Einsatz.

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